Project Management: tecniche e strumenti
“Se l’operaio vuole fare un buono lavoro, deve anche avere gli strumenti giusti”.
Nonostante questo sia un antico proverbio cinese, è valido ancora oggi e non solo per l’operaio. È anzi valido per moltissimi lavori e ovviamente anche per i project manager, che devono avere degli strumenti di gestione dei progetti adatti per raggiungere gli obiettivi. Ma quali sono gli strumenti da usare? E quando usarli? Con la grande quantità e varietà di strumenti disponibile per il project management, è necessario fare una selezione: è infatti impensabile utilizzare 100 strumenti per un singolo progetto. I project manager hanno invece bisogno di un set di strumenti che possono utilizzare in modo efficace ed efficiente. Inoltre, devono poter selezionare lo strumento adatto rispetto al progetto.
Perché il Project Management è necessario?
In un mondo in continuo cambiamento, dove nuovi prodotti e servizi rappresentano la maggior fonte di profitto per le aziende e le tecnologie impiegate per creare nuovi prodotti e servizi è sempre più complessa, il project management è una delle soluzioni che rende efficace lo sviluppo dei prodotti e dei servizi. Questo perché il project management è tipicamente utilizzato per superare incertezze ed elevate complessità tecnologiche, come ad esempio il progetto Apollo e il tunnel della Manica.
Inoltre, ogni tipologia di progetto deve necessariamente soddisfare le esigenze degli stakeholder, inclusi il cliente finale e le organizzazioni coinvolte. Alcuni studi evidenziano come molti buoni prodotti e servizi non abbiano avuto successo sul mercato perché non hanno soddisfatto le esigenze del cliente. È anche stato fatto notare che, nonostante il time-to-market sia essenziale, l’approvazione del cliente è il più forte segno di successo di un progetto. Praticando correttamente il project management, le aziende possono beneficiare del vantaggio competitivo, riducendo nello stesso tempo il time to market, massimizzando l’utilizzo delle risorse, gestendo le complessità tecnologiche e soddisfando le esigenze degli stakeholder.
>Leggi anche: Metodologie agili di sviluppo del software: definizioni ed esempi
Tecniche di Project Management
Progetti differenti utilizzano strumenti differenti e le tecniche selezionate hanno diversi vantaggi e benefici. Alcuni dei vantaggi dell’utilizzo delle tecniche di project management sono:
- Migliorare la qualità dei progetti
- Soddisfare i requisiti
- Ridurre il tempo di pianificazione del progetto
- Ridurre i costi del progetto
- Evitare di duplicare i lavori
- Migliorare la qualità della comunicazione tra gli stakeholder
- Identificare KPI e fattori critici di successo per i diversi progetti
Occorre anche precisare che andremo a presentare delle tecniche, che possono essere definite come compiute per portare a termine un unico compito. Questo è diverso da metodologie, soprattutto nell’ambito del project management; queste ultime prevedono infatti fasi di lavoro, risultati misurabili e sono indipendenti dal tipo di strumento o sistema utilizzato. Vediamo ora le principali tecniche di Project management.
Diagramma di Gantt
Iniziamo con il classico diagramma di Gantt, considerato anche come lo strumento per gestire la timeline nella gestione agile dei progetti. Il più grande punto a favore per il diagramma di Gantt è la possibilità di dividere il progetto in piccoli task, ognuno con la sua durata, scadenza e reparto o persona responsabile. È una tecnica apprezzata in particolare dagli stakeholder, perché fornisce una visione accurata sull’avanzamento del progetto ed è un modo per visualizzare rapidamente le milestones.
La matrice degli stakeholder
La matrice degli stakeholder viene utilizzata per mappare gli stakeholder in termini di importanza e impatto potenziale sul progetto. Ricordiamo che gli stakeholder sono individui, gruppi o organizzazioni che influenzano o sono influenzati dal progetto in corso. Potrebbero quindi includere: senior manager le cui aree sono direttamente coinvolte, clienti o utenti finali fuori dall’azienda, fornitori e partner. La gestione efficace della comunicazione con gli stakeholder è quindi di essenziale importanza. Il project manager, grazie alla matrice, può comprendere meglio dove si posizionano gli stakeholder e di conseguenza quale strategia di comunicazione utilizzare con ognuno di essi.
RACI
Un diagramma RACI viene utilizzato per descrivere i ruoli e le responsabilità dei partecipanti in un progetto in termini di produzione dei deliverables. RACI è un acronimo formato dai 4 ruoli:
- Responsible, o chi si occupa dell’esecuzione del task;
- Accountable, il supervisore delle attività e colui che rendiconta il lavoro delle risorse coordinate;
- Consulted, di supporto nello svolgimento dei task, fornisce informazioni utili al completamento del lavoro;
- Informed, riceve informazioni sul lavoro svolto dal responsible e prende decisioni sulla base delle informazioni ottenute.
Diagramma di Pert
Introdotto negli anni ’50 dalla Marina statunitense, Pert (Project Evaluation and Review Technique), visualizza la cronologia di un Progetto e suddivide le singole attività. Anche se la funzionalità è molto simile ai diagrammi di Gantt visti prima, la visualizzazione grafica è differente: Pert si presenta infatti come un diagramma di flusso, o di rete, in cui vengono mostrati i task e le dipendenze tra essi. Pert viene usato soprattutto nella gestione dei progetti complessi e aiuta a valutare la cronologia, le risorse necessarie e il percorso critico di un progetto.
Strumenti open source di Project Management
Come in tanti altri settori, anche nel Project Management, le tecniche, da sole, non bastano. Si rendono necessari degli strumenti per eseguire queste tecniche, gestire task, risorse, tempo, comunicazione, qualità e tutti gli aspetti della gestione dei progetti.
Open Project
OpenProject è un potente strumento open source di gestione dei progetti conosciuto soprattutto per la facilità d’uso e per le numerose funzionalità di collaborazione e project management.
Lo strumento supporta la pianificazione del progetto, le roadmap, la programmazione delle attività, tracciamento del tempo, report dei costi, budget, tracciamento dei bug e supporta metodologie agile e Scrum. All’interno di open project si possono creare storie, prioritizzare sprint e tracciare le attività. OpenProject offre anche opzioni per l’hosting e il supporto a pagamento con una versione enterprise che aggiunge funzionalità come branding personalizzato, Single Sign-On (SSO), metadati aggiuntivi e numerosi miglioramenti all’UX.
Taiga
Taiga è una piattaforma di gestione dei progetti open source focalizzata su Scrum e Agile, con funzionalità tra cui una lavagna Kanban, attività, sprint, backlog ed epic. Altre funzionalità includono la gestione dei ticket, il supporto multi-progetto, le pagine wiki e le integrazioni di terze parti.
Offre inoltre un’app mobile gratuita per dispositivi Android, iOS e Windows e fornisce strumenti di importazione che semplificano la migrazione da altre applicazioni di gestione dei progetti.
Taiga è gratuito per i progetti pubblici, senza restrizioni né sul numero di progetti né sul numero di utenti. Per i progetti privati, esiste un’ampia gamma di piani a pagamento, ma le funzionalità del software sono le stesse indipendentemente dal piano scelto: cambiano invece il numero di utenti e di progetti.
> Leggi anche: Scrum vs Kanban: metodologie agile a confronto
MyCollab
MyCollab, particolarmente indicata per le PMI, è una suite composta da tre moduli di collaborazione: gestione dei progetti, CRM e software per la creazione e la modifica di documenti. Esistono due opzioni di licenza: un’edizione commerciale “ultimate”, che è più veloce e può essere eseguita in locale o nel cloud e la versione open source “community edition”.
La community edition non dispone di un’opzione cloud ed è più lenta rispetto alla ultimate, poiché non utilizza la cache delle query. Fornisce comunque le funzionalità essenziali di gestione dei progetti, tra cui creazione delle attività, gestione dei problemi, flusso di attività, visualizzazione roadmap e una scheda Kanban per i team agili. Sebbene non disponga di un’app mobile separata, è possibile usarla da smartphone Linux, Unix, Windows e MacOS.
