Business Intelligence Self Service: implementazione e sfide
La Business Intelligence viene ormai ampiamente utilizzata da molte aziende per supportare un processo decisionale basato sui dati, che dovrebbero essere accessibili in ogni momento all’interno dell’intera organizzazione. La BI tradizionale supporta uno scenario del tipo richiesta – risposta, che coinvolge i due principali gruppi che utilizzano la BI, cioè i power users e i casual users.
I power users sono esperti di Business Intelligence che hanno le competenze tecniche per implementare e gestire la BI. I casual users sono invece tipicamente business analyst, manager e altri individui che “consumano” l’informazione, che hanno competenze tecniche inesistenti o molto limitate. Solitamente, per prendere una decisione basata sui dati, i casual users richiedono ai power users dati e report; i power users, che spesso collaborano con l’IT, dopo aver interpretato e processato le richieste dei casual users, selezionano e combinano i dati per creare dei report che possono essere utilizzare per prendere decisioni.
Il report che viene creato è di fatto basato sui requisiti dei casual user. Se ad esempio questi ultimi hanno bisogno di vedere il report da un’altra prospettiva, lo scenario appena descritto viene ripetuto, rendendo l’intera procedura un compito lungo e noioso. Oggi, sono sempre di più le aziende che stanno implementando dei sistemi di Business Intelligence e stanno utilizzando un numero sempre maggiore di fonti di dati per eseguire i loro compiti giornalieri. Questo mette più stress sull’IT e i suoi power users che devono consegnare i report in tempo. Il modello richiesta – risposta non è più una soluzione sostenibile. Gli utenti che devono prendere in fretta decisioni critiche hanno bisogno di soluzioni veloci che supportino il processo decisionale in fretta e on demand.
In questo scenario entra in gioco la Business Intelligence Self Service (SSBI): questa infatti permette a tutti gli utenti, anche non tecnici, di eseguire l’interno processo di utilizzo della Business intelligence in modo indipendente, senza il supporto dei power user. Gli utenti accedono, utilizzano i dati e creano report al momento ed è possibile modificare a piacimento i requisiti del report, aggiungendo, eliminando o filtrando dati in autonomia.
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Le motivazioni per implementare e utilizzare la SSBI in azienda sono moltissime e in particolare la più interessante è l’aumento della flessibilità che quest’ultima offre agli utenti e di conseguenza il miglioramento dell’efficienza delle operazioni in azienda.
Che cos’è la Business Intelligence Self Service
La Business Intelligence Self Service è una risposta al modello richiesta – risposta menzionato in precedenza: lo scopo della SSBI è permette agli utenti di accedere ai dati a piacimento e condurre le proprie analisi per prendere decisioni, senza il supporto dei power users. La definizione che gli accademici danno della Self Service Business Intelligence si focalizza sulla semplificazione del processo di utilizzo della BI e include il sistema stesso, l’IT, l’azienda e tutti gli utenti. La SSBI è, infatti:
“[…L’insieme delle] funzionalità all’interno dell’ambiente BI che permettono agli utenti di essere più indipendenti dall’IT. Queste funzionalità si focalizzano su 4 obiettivi principali: accesso più facile alle fonti dei dati per il reporting e le analisi, miglior supporto per le features di data analisi, opzioni di deployment più veloci, come il cloud e interfacce collaborative, semplici e personalizzabili”
La SSBI promette molti benefici rispetto alla BI tradizionale e si presenta come una tendenza che è destinata a restare.
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I vantaggi della SSBI
Vediamo quali sono i principali vantaggi della business intelligence self service:
- Gli utenti possono condurre le proprie analisi: tutti gli utenti, anche i casual users, possono scegliere, accedere ed utilizzare i dati secondo necessità e più facilmente, senza il supporto dei power users. Gli utenti sono in grado di modificare il contenuto delle analisi in autonomia e sono in grado di modificare i dati necessari per eseguire un’analisi che soddisfi i requisiti del processo decisionale.
- Riduzione della pressione sull’IT: l’aumento di dati e utenti pone una pressione notevole sul dipartimento IT e i suoi power users. La SSBI risolve questo problema permettendo a tutti gli utenti di eseguire i processi di BI in modo indipendente, senza supporto tecnico.
- Decisioni data-driven: la business intelligence self service elimina le congetture: gli utenti stessi che hanno selezionato e manipolato i dati per le proprie analisi, si sentono inevitabilmente più sicuri quando prendono delle decisioni importanti.
- Passa all’analisi proattiva: la SSBI permette agli utenti di sfruttare gli insights non appena arrivano i dati: invece di reagire agli eventi, gli utenti possono entrare autonomamente nel campo della Data Science ed eseguire analisi predittive di base. L’analisi proattiva aiuta le aziende a prendere decisioni in tempo utile.
- Risparmia risorse: lasciare che i power users stiano alle richieste dei casual users è un processo costoso, specialmente con l’aumento di utenti e dati disponibili per la BI. Fornire ai casual users i mezzi e gli strumenti per eseguire le proprie analisi in autonomia è un risparmio delle risorse organizzative.
Le sfide dell’implementazione della SSBI
L’implementazione della SSBI nelle aziende ha però riscontrato alcune sfide reali, che andiamo a dettagliare qui di seguito.
Prima fra tutte le sfide della Business Intelligence Self Service è l’accesso e l’utilizzo dei dati. Se in teoria la SSBI promuove – e di fatto si basa – sull’accesso e l’utilizzo libero dei dati per tutti gli utenti, la realtà è molto diversa. Nel mondo reale i dati non sono gratuitamente accessibili e pronti per l’analisi e i criteri di qualità non sono sempre raggiunti: accuratezza, completezza, affidabilità e adeguatezza dei dati non sono fattori di cui l’utente medio è consapevole quando seleziona i dati. Anche se le fonti dei dati sono disponibili e viene raggiunta la giusta qualità, è difficile che un casual users conosca le corrette query per combinare ed utilizzare correttamene i dati. Anche il più piccolo errore, come ad esempio una join utilizzata in modo improprio può avere conseguenze disastrose nell’analisi su cui si baserà la vostra decisione. In altre parole, la SSBI richiede, in ogni caso, delle competenze tecniche di base non solo sull’utilizzo degli strumenti, ma anche sul ciclo di vita e di gestione dei dati.
Una prima soluzione a questa sfida potrebbe essere, ad esempio, identificare i gruppi di utenti e i loro fabbisogni in termini di dati, sia per tipo di dato, sia per posizione nel ciclo di vita e gestendo e formando poi separatamente ogni singolo gruppo.
Il controllo dell’integrità, della sicurezza e della distribuzione dei dati e delle informazioni è un’altra grande sfida, soprattutto dal momento che moltissimi utenti utilizzano ancora i fogli di calcolo come strumento BI. Questo fattore diventa ancora più problematico quando vengono utilizzate fonti esterne. Per questo motivo le aziende dovrebbero implementare delle policy per la gestione e la governance dei dati e delle informazioni.
In conclusione, utilizzare la Business Intelligence Self Service non è così facile come sembra: richiede infatti una formazione specifica sull’utilizzo, interpretazione e analisi dei dati per prendere le decisioni giuste al momento giusto.
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